Rom, San Francisco, Pretoria. Im Zuge der Organisation von Auslandskolloquien für die Alexander von Humboldt-Stiftung sind wir in den vergangenen zwei Jahren ganz schön rumgekommen. Nachdem wir zuvor einige Humboldt-Kolloquien aufgrund der Corona-Reisebeschränkungen in den virtuellen Raum verlagern mussten, freut es uns umso mehr, dass wir nun drei sehr erfolgreiche Veranstaltungen vor Ort umsetzen konnten. Dafür brauchte es ein hohes Maß an interkulturellem Feingefühl und flexiblem Projektmanagement. Gerne teilen wir unsere drei wichtigsten Learnings aus diesen Projekten mit Ihnen:

1. Kommunikation: braucht Beziehungsaufbau

Eines ist uns schnell klar geworden: Gutes Projektmanagement allein reicht nicht – der Erfolg der Veranstaltung steht und fällt mit einer guten Kommunikation mit den Partnern vor Ort. Unterschiedliche Erwartungen, Arbeitsweisen und Kommunikationsstile können dabei schnell zur Herausforderung werden, Missverständnisse sind oft vorprogrammiert. Sehr hilfreich ist es deshalb, zusätzlich zur formalen E-Mail-Kommunikation auch den „kurzen Weg“ über Messenger-Dienste zu nutzen. Eine schnelle Rückfrage per WhatsApp, ein kurzer Videoanruf oder auch ein passend eingesetztes Emoji können viel zur Verständigung in der interkulturellen Zusammenarbeit beitragen.

Unser Eindruck war, dass die deutsche Kommunikationsweise im internationalen Kontext mitunter als besonders sachlich und direkt wahrgenommen wird – in einer Weise, die in anderen kulturellen Zusammenhängen ungewohnt oder sehr formell wirken kann.
Fazit: Beziehungsaufbau lohnt sich. Wer sich Zeit für das Gegenüber nimmt, echtes Interesse zeigt und auch einmal über Privates spricht, schafft Vertrauen. Und dieses Vertrauen wirkt dann wie ein Schmiermittel für die Zusammenarbeit – plötzlich läuft es besser, man versteht sich, und es geht voran. Wer Zeit und Mittel hat, sollte deshalb möglichst eine Vorabreise einplanen – der persönliche Austausch kann entscheidend sein.

2. Formalitäten: Buchhaltung und Logistik proaktiv gut vorbereiten

Nicht nur die deutsche Kommunikationsweise, sondern auch einige der hierzulande üblichen formalen Prozesse können außerhalb von Europa schnell zur Herausforderung werden. Etwa die Angebotseinholung und Rechnungsstellung, wenn die Standards vor Ort sich stark von unseren unterscheiden. Kommunizieren Sie proaktiv und frühzeitig, welche formalen Standards z. B. eine Rechnung haben muss, damit Ihre Buchhaltung damit arbeiten kann. Unser Tipp: Erstellen Sie ein Factsheet mit allen (buchhalterischen) Anforderungen und teilen Sie das vorab mit den Partnern vor Ort.

Und auch die Zollbestimmungen können Probleme machen. Vermeiden Sie daher besser den Materialversand ins außereuropäische Ausland. Es gibt Alternativen: Branding über Screens statt Rollups, App statt gedruckten Programmheften und auf Kugelschreiber und Notizblöcke ganz verzichten – das ist auch nachhaltiger.

3. Partner*innen: frühzeitig einbinden und kulturelle Kontexte mitdenken

Ob Essenszeiten, Nachhaltigkeitsverständnis oder Musikauswahl – kulturelle Unterschiede wirken sich direkt auf Veranstaltungen aus. Die Bedürfnisse der Teilnehmenden sollten dabei ernst genommen werden. Beziehen Sie deshalb lokale Akteur*innen frühzeitig in die Planung ein und nehmen Sie ihre Expertise ernst. Gemeinsam planen und organisieren kann ja auch neue Perspektiven bringen und Spaß machen.